社内に「情報カード」のようなものを蓄積するニーズがあるのなら、MediaWiki（メディア・ウィキ）の導入を検討してみるといいでしょう。このソフトは、WikiPediaと呼ばれるWeb上のフリーの百科事典をつくるプロジェクトに用いられているフリーのソフトです。専用サーバーが無くても普通の安価なノートパソコンやデスクトップパソコンでもインストールできます。 （ただし、インストールには幾分ITの知識が必要です。CDをセットしてボタンを押すだけ、というものではありません）

たとえば操作マニュアルや業務マニュアルなどを頻繁に改定して配布する必要がある場合などに便利です。たとえば、「ウエスとバフを用意し、アールを丁寧にポリッシャーで磨きます」といった説明を、「ウエスとバフを用意し、アールを丁寧にポリッシャーで磨きます」(←リンクをクリックしても何もありません)というふうに、用語を全てリンクに置き換えることもできるし、画像やイラスト、動画を掲載することもできます。MediaWikiが優れているのは、文書の改定履歴がすべて保存されていて、誰がいつどのように改定したのかがすぐわかることです。 また、こうして登録した用語を再利用して、初心者用のマニュアルページや熟練者用のマニュアルページを記述することもできます。

分かりやすいマニュアルにするために、初心者には初心者向けにわかりやすい言葉で、日報の代わりにその日あたらしく覚えた事項をMediaWikiに書かせるようにします。熟練者グループにはインセンティブを払って、１項目完成毎にたとえば500円等を支払うようにします。

あるいは、取扱商品の商品カルテのようなものを作ることも出来ます。１商品に対し、開発コンセプト、時代背景、製造コスト情報、原材料、主要納入先、過去の販売動向、お客様からのフィードバックなどを各部門が別々に記載し、更新してゆきます。

商品を定期的に改廃するときには大変便利な上、商品開発、原料調達、宣伝企画、営業、お客様の声等を一貫して記述することが出来ます。

普通のWindowsXPパソコンを用意し、Apache（Webサーバー）、MySQL（データベース）、PHP（開発言語）といったモジュール（全て無料）をインストールし、その上にこのソフトをインストールします。インストールについては、きたがわゆうすけさんの自宅サーバーで行こうというサイトを参考にすると、ちょっとパソコンに詳しい人ならば出来ますが、結構面倒くさいので、プロにお願いしたほうがいいと思います。